WhatsApp otomatik cevap nasıl kurulur? Üç yol

WhatsApp'ta otomatik cevap deyince üç farklı şey kastedilir. Birincisi WhatsApp Business uygulamasının kendi hazır mesajlarıdır. İkincisi, müşterinin düğmelere basarak ilerlediği kurallı akışlardır. Üçüncüsü ise soruyu okuyup gerçekten cevap veren yapay zekâ asistanıdır.

Hangisinin gerektiğini gelen mesajların sayısı ve türü belirler. Günde birkaç mesaj alan bir işletmeye ilk seviye yeter.

Ücretsiz WhatsApp Business uygulamasında Ayarlar bölümündeki İşletme araçları menüsünü açın. Burada üç özellik vardır:

• Karşılama mesajı: size ilk kez yazan kişiye otomatik gider.
• Uzakta mesajı: belirlediğiniz saatlerde gelen mesajlara otomatik gider.
• Hızlı yanıtlar: sık yazdığınız cevapları kısayolla göndermenizi sağlar.

Kurulum birkaç dakika sürer. Uzakta mesajına ne zaman döneceğinizi açıkça yazın.

Hazır mesaj, mesajın alındığını bildirir ama soruyu cevaplamaz. Fiyat soran kişi "en kısa sürede döneceğiz" cevabını alır ve çoğu zaman o arada başka bir işletmeye de yazar.

Mesajların çoğu aynı birkaç soruysa, mesai dışında çok mesaj geliyorsa ya da cevap vermek gününüzün büyük kısmını alıyorsa bir sonraki seviyeye geçme zamanı gelmiştir.

Asistan, WhatsApp'a uygulamadan değil WhatsApp Business Platform (API) üzerinden bağlanır. Bunun için numaranın bu platforma taşınması gerekir. Asistanın doğru cevap verebilmesi için ona işletmenizin gerçek bilgileri verilir: fiyat listesi, hizmet bölgesi, çalışma saatleri ve sık sorulan soruların cevapları.

İki kural baştan yazılmalıdır. Asistan bilmediği soruda tahmin yürütmez, görüşmeyi bir insana devreder. Hangi talebin randevuya, hangisinin teklife gideceği de açıkça tanımlanır. Bu kurulumu yapay zekâ asistanı hizmetimizde yapıyoruz.

İki sayı yeter. Birincisi ilk yanıt süresidir: mesajın gelmesi ile ilk anlamlı cevabın gitmesi arasındaki zaman. İkincisi dönüşüm oranıdır: randevuya ya da teklife dönen görüşme sayısı ÷ toplam görüşme sayısı.

WhatsApp tek başına bir sistem sayılmaz. Gelen talebin müşteri kaydına yazılması ve takibinin yapılması da gerekir. Bu bütünü pazarlama otomasyonu nasıl kurulur yazısında anlattık.