Pazarlama otomasyonu nasıl kurulur? Adım adım

Pazarlama otomasyonu, bir talep geldiğinde her seferinde elle yapılan işlerin bir kurala bağlanıp kendiliğinden yürümesidir. Formu dolduran kişiye ilk cevabın gitmesi, kaydın müşteri listesine yazılması, tekliften sonra hatırlatma gönderilmesi ve bir süredir sessiz kalan müşteriye mesaj atılması bunlardan birkaçıdır.

Taşıma işini sisteme verdiğinizde satış ekibinin zamanı, cevap bekleyen insanla konuşmaya kalır.

İşe bir talebin işletmenin içinde izlediği yolu baştan sona yazarak başlayın: nereden geliyor, kime düşüyor, ilk cevap ne kadar sürede gidiyor, teklif nerede bekliyor, satış olmazsa ne oluyor. Bu haritada iki şey hemen göze çarpar. Aynı bilginin birkaç yere elle yazıldığı adımlar ve sorumlusu olmayan boşluklar.

İlk otomasyon adayı, en sık tekrar eden ve atlandığında en çok satış kaçıran adımdır. Birçok işletmede bu adım gelen talebe verilen ilk cevaptır.

Sırayı belirlemek için her adıma iki basit hesap yapın. Haftalık kazanılan süre = haftadaki tekrar sayısı × adım başına dakika. Kurtarılan gelir = atlanan ya da geç cevaplanan talep sayısı × satışa dönme oranınız × ortalama sepet tutarınız. Rakamları kendi kayıtlarınızdan koyduğunuzda liste kendiliğinden sıralanır.

Kurması zor olup ayda bir iki kez çalışacak akışlar listenin sonuna gider. Az kullanılan bir akış bozulduğunda bunu çoğu zaman haftalar sonra fark edersiniz.

Çoğu zaman yeni bir program almak gerekmez. Form, e-posta, WhatsApp, takvim ve bugün kullandığınız müşteri listesi, Excel bile olsa, birbirine otomasyonla bağlanabilir. Önemli olan her talebin tek bir kayıtta toplanması ve nereden geldiği bilgisini taşımasıdır. Bu bilgi yolda kaybolursa hangi reklamın satış getirdiğini sonradan göremezsiniz.

Her akışa bir de hata yolu yazın: bağlantı koptuğunda ya da beklenmeyen bir veri geldiğinde birinin haberi olsun. Sessizce duran bir otomasyon, hiç olmamasından pahalıya gelir, çünkü herkes işin yapıldığını sanır.

Kendi kayıtlarınızda talepleri geliş saatine göre ayırın ve ilk cevabın ne kadar sonra gittiğine bakın. Akşam ve hafta sonu gelen talepler sabaha kadar bekliyorsa, o sırada kişi başka firmalara da yazmış olabilir.

Bu aralığı bir yapay zekâ asistanı doldurabilir. Soruyu cevaplar, bütçe ve zaman gibi bilgileri toplar, randevu önerir ve konuşmanın özetini ekibe bırakır. Asistanın neyi bilip neyi bilmediği baştan yazılmalıdır. Emin olmadığı soruyu bir insana aktarması, tahminle cevap vermesinden iyidir.

Kurulumdan önce üç sayıyı not edin: ilk cevap süresi, takipsiz kalan teklif sayısı ve bu işlere haftada giden saat. Bir ay sonra aynı sayıları aynı yöntemle yeniden ölçün ve kendi geçen ayınızla karşılaştırın.

Biz işi dört katmanda ele alıyoruz: veri (talep nerede), kanal (talebin önüne nasıl çıkılır), yüzey (gelen kişi ne bulur) ve sistem (sonra ne olur). Otomasyon sistem katmanıdır; öteki üçü talep getirmiyorsa taşıyacak bir şey bulamaz. Gelirin bütün hesabını satış ve gelir nasıl artırılır yazısında anlattık.